Voorwaarden voor het klantenportaal

1. Overeenkomst en relatie tot uw servicecontract

Het klantenportaal wordt beheerd door SIT Technology Limited, handelend onder de naam SIT Recycling (‘SIT Recycling’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’). Deze portaalvoorwaarden gelden voor iedere persoon aan wie een portaalaccount wordt verstrekt of die een dergelijk account gebruikt (‘Bevoegde Gebruiker’) en voor de klant, donor of goedgekeurde maatschappelijke organisatie namens wie die persoon handelt (‘Organisatie’).

Het portaal ondersteunt de offerte, het bestelformulier, de werkomschrijving, de verwerkersovereenkomst of een andere dienstverleningsovereenkomst van de Klant, maar vervangt deze niet. Bij tegenstrijdigheid heeft de schriftelijke dienstverleningsovereenkomst voorrang voor de betreffende diensten, apparatuur, verwerking, kosten, serviceniveaus, aansprakelijkheid en bewaring.

2. Toegangsgoedkeuring en organisatietoewijzing

Portaalaccounts worden aangemaakt via het bestaande WordPress-accountproces van SIT Recycling. Inloggen toont aan dat de gebruiker over de inloggegevens beschikt; het verleent op zichzelf geen toegang tot klanten, projecten, apparatuur, certificaten of rapporten. SIT Recycling moet de bevoegdheid van de gebruiker controleren en het account aan de juiste organisatie koppelen voordat projectdossiers beschikbaar worden.

De Klant moet nauwkeurige identiteits-, werkcontact-, organisatie- en projectreferentiegegevens verstrekken wanneer hij om toegang verzoekt. We kunnen om meer bewijs van autoriteit verzoeken en de toegang weigeren, vertragen of intrekken indien identiteit, autoriteit, organisatie-toewijzing, beveiliging of contractuele status niet kan worden geverifieerd.

Elk account moet aan één met naam genoemde persoon toebehoren. Gedeelde accounts zijn niet toegestaan.

3. Accountbeveiliging

Elke Bevoegde Gebruiker moet:

• inloggegevens vertrouwelijk houden en een sterk, uniek wachtwoord gebruiken;
• anderen niet toestaan het account te gebruiken;
• uitloggen op gedeelde apparaten en gedownloade dossiers beschermen;
• SIT Recycling onmiddellijk informeren bij een vermoeden van een accountinbreuk, phishing, onjuiste toegang of ongeoorloofde openbaarmaking; en
• hun werk e-mail, rol en organisatiegegevens actueel te houden.

De Klant moet ons onmiddellijk vertellen wanneer een gebruiker van rol verandert, de organisatie verlaat of geen toegang meer nodig heeft. De Klant blijft verantwoordelijk voor de activiteiten die door zijn Gemachtigde Gebruikers worden uitgevoerd, behalve in de mate die door onze inbreuk wordt veroorzaakt.

4. Toegestaan gebruik en beperkingen

U mag het portaal alleen gebruiken voor legitieme interne doeleinden van de Organisatie op het gebied van projecten, naleving, audits, financiën, duurzaamheid, maatschappelijke impact en ondersteuning. U mag niet:

• toegang hebben tot of proberen toegang te krijgen tot gegevens van een andere organisatie;
• de inhoud van het portaal delen met een persoon die niet gemachtigd is om het te ontvangen;
• een rapport of certificaat wijzigen, vervalsen, van herkomstgegevens ontdoen of onjuist voorstellen;
• zonder schriftelijke toestemming geautomatiseerde scraping, bots of bulkextractie gebruiken;
• malware of onrechtmatig, inbreuk makend of onnodig gevoelig materiaal uploaden;
• toegangscontroles, frequentielimieten, downloadbeperkingen of beperkingen op beveiligingstests omzeilen; of
• gebruik portaalgegevens om schade te veroorzaken, onrechtmatig te discrimineren of privacy- of vertrouwelijkheidsverplichtingen te schenden.

5. Projectdossiers en bewijsstukken

Het portaal kan geplande en afgeronde inzamelingen, mijlpalen in de bewakingsketen, aantallen apparaten, de status van gegevenswissing of -vernietiging, hergebruik, opknappen, recycling, waardeterugwinning, afwijkingen, afvalregistraties en downloadbare bewijsstukken weergeven.

Dashboards voor maatschappelijke impact tonen alleen resultaten die voor de geverifieerde organisatie zijn vastgelegd. Het zijn operationele samenvattingen, geen onafhankelijke assurance, subsidiebewijs of belofte van toekomstige ondersteuning. Identiteiten van begunstigden en gevoelige bewijsstukken uit verwijzingen mogen niet worden opgenomen in een impactexport voor klanten.

De operationele status kan veranderen naarmate apparatuur wordt ontvangen, gecontroleerd, getest en verwerkt. Voorlopige aantallen, geschatte waarden en statussen van lopende werkzaamheden zijn niet definitief. Het definitief ondertekende certificaat, het goedgekeurde apparatuurregister, het afrekeningsoverzicht en het contractuele projectdossier hebben voorrang op een dashboardsamenvatting.

De Klant moet documenten downloaden en bewaren die nodig zijn voor eigen wettelijke, fiscale, audit-, beveiligings- en bestuursverplichtingen. Het portaal is niet het enige archief van de Klant, tenzij een schriftelijke dienstverleningsovereenkomst uitdrukkelijk anders bepaalt. Meld afwijkingen onmiddellijk zodat deze kunnen worden onderzocht.

6. Vertrouwelijkheid en klantgegevens

Portaalgegevens kunnen vertrouwelijke commerciële, beveiligings-, activa-, personeels- of milieu-informatie bevatten. Elke partij moet vertrouwelijke informatie van de wederpartij beschermen en deze alleen gebruiken voor het toegestane doel, met inachtneming van het dienstencontract en het toepasselijke recht.

SIT Recycling behandelt portal-accountgegevens zoals beschreven in de Privacyverklaring. De rollen van de partijen voor persoonsgegevens in activa van klanten, geüploade documenten en service records worden beheerst door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en het desbetreffende servicecontract of gegevensverwerkingsovereenkomst.

7. Informatie geüpload of ingediend door gebruikers

De Klant behoudt zijn rechten in materiaal dat hij uploadt. De Klant bevestigt dat hij autoriteit en een wettige basis heeft om dat materiaal te leveren. De Klant verleent ons een beperkt recht om het materiaal alleen te hosten, kopiëren, scannen, gebruiken en openbaar te maken als dat nodig is om het portaal te exploiteren, gecontracteerde diensten te verlenen, veiligheid te beschermen, problemen te onderzoeken en zich aan de wet te houden.

Upload geen wachtwoorden, betaalkaartgegevens, onnodige bijzondere persoonsgegevens of niet-gerelateerde dossiers. Wij kunnen materiaal dat een beveiligings-, juridisch of operationeel risico vormt in quarantaine plaatsen of verwijderen.

8. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Wij nemen redelijke stappen om het portaal veilig en betrouwbaar te bedienen. Tenzij in een schriftelijk servicecontract een bepaald serviceniveau staat, wordt het portaal aangeboden op een beschikbare basis en kan het worden onderbroken voor onderhoud, upgrades, beveiligingsrespons, hosting incidenten of omstandigheden buiten redelijke controle.

Wij kunnen portaalfuncties wijzigen wanneer dat redelijkerwijs nodig is, mits daarmee geen wezenlijke contractuele dienst vervalt zonder dit volgens de betreffende dienstverleningsovereenkomst af te handelen. Ondersteuningsverzoeken kunnen worden vastgelegd en bewaard voor beveiliging, audit en servicebeheer.

9. Opschorting en beëindiging

We kunnen een account opschorten of beperken indien redelijkerwijs noodzakelijk om een beveiligingsincident te onderzoeken, een andere klant te beschermen, te reageren op onrechtmatig gebruik, deze voorwaarden af te dwingen, achterstallige contractuele status te beheren of de wet na te leven. Waar nodig zullen we de Klant op de hoogte stellen en de toegang herstellen nadat het risico is opgelost.

Toegang kan eindigen wanneer de bevoegdheid van de Bevoegde Gebruiker vervalt, de Klant om verwijdering vraagt, de toepasselijke dienstverleningsovereenkomst eindigt of de bewaartermijn van de dossiers is verstreken. Bepalingen over vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, reeds gedownloade dossiers, aansprakelijkheid en toepasselijk recht blijven van kracht voor zover hun aard dit vereist.

10. Intellectuele eigendom

Wij en onze licentiegevers behouden rechten in de portalsoftware, het ontwerp en de onderliggende materialen. Onder voorbehoud van deze voorwaarden en het servicecontract krijgt de Klant een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht voor haar geautoriseerde Gebruikers om het portaal te gebruiken tijdens de toegestane toegangsperiode.

Klantspecifieke rapporten en certificaten mogen worden gekopieerd en gedeeld voor legitieme interne bestuursdoeleinden van de Klant en met auditors, toezichthouders, verzekeraars of adviseurs die daartoe bevoegd zijn en aan passende geheimhoudingsplichten zijn gebonden.

11. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Niets in deze termen sluit de aansprakelijkheid uit of beperkt deze wanneer dit onwettig zou zijn, inclusief de aansprakelijkheid voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid, fraude of frauduleuze verkeerde voorstelling van zaken.

Aansprakelijkheid voor ITAD-diensten, klantapparatuur, gegevensverwerking, bewijsstukken, kosten, serviceniveaus en waardeterugwinning wordt geregeld door de schriftelijke dienstverleningsovereenkomst. Voor zover een vordering uitsluitend betrekking heeft op gratis portaaltoegang en niet in die overeenkomst is geregeld, zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, verlies van winst, omzet, verwachte besparingen, goodwill of zakelijke kansen. Deze portaalvoorwaarden beperken geen dwingendrechtelijke rechten.

12. Wijzigingen, wet en contact

Wij kunnen deze portaalvoorwaarden bijwerken vanwege juridische, beveiligings-, operationele of dienstverleningswijzigingen. Waar mogelijk stellen wij geregistreerde gebruikers binnen een redelijke termijn vooraf op de hoogte van wezenlijke wijzigingen. Bij voortgezet gebruik na de ingangsdatum gelden de bijgewerkte voorwaarden; als de Klant bezwaar heeft, moet deze het portaalgebruik staken en contact met ons opnemen.

Deze voorwaarden worden beheerst door het recht van Engeland en Wales, en de rechtbanken van Engeland en Wales zijn exclusief bevoegd voor zakelijke gebruikers, onder voorbehoud van een andere bepaling van geschillen in het dienstencontract.

Vragen, wijzigingen in de toegang en veiligheidsproblemen kunnen worden ingediend via onze contactpagina of door te bellen 07459 076145. Neem bij een vermoeden van een accountinbreuk onmiddellijk contact met ons op en vermeld geen wachtwoorden in uw bericht.