Hoe SIT Recycling omgaat met persoonsgegevens

1. Wie is verantwoordelijk voor uw informatie

SIT Technology Limited, handelend onder de naam SIT Recycling, is verantwoordelijk voor de persoonlijke informatie beschreven in deze kennisgeving waar het beslist hoe en waarom die informatie wordt gebruikt. SIT Technology Limited is geregistreerd in Engeland en Wales onder bedrijfsnummer 12901045. De statutaire zetel is 34 Blenheim Avenue, Coventry, CV6 4FY.

U kunt contact met ons opnemen via de contactpagina of door te bellen 07459 076145. Stuur geen wachtwoorden, toegangscodes of onbeveiligde apparatuurregisters via een algemene aanvraag.

2. Wat deze mededeling bestrijkt

Deze kennisgeving heeft betrekking op persoonsgegevens die worden gebruikt wanneer u:

• de openbare website van SIT Recycling bezoekt of een cookievoorkeur instelt;
• het indienen van een verzoek om inlichtingen, een offerteaanvraag of een inzamelverzoek;
• apparatuur aanbiedt voor een maatschappelijk programma of een bevoegde verwijzing voor digitale inclusie doet;
• optreden als een toegelaten contactpersoon voor een organisatie;
• toestemming geven voor een organisatieprofiel voor de openbare sociale-impactshowcase;
• gebruik maken van de klantenportaalsite, een offerte beoordelen of toegang krijgen tot projectinformatie;
• steun, een aanpassing van de toegankelijkheid of een document in een ander formaat vragen;
• een certificaat verifieert of met het team van SIT Recycling communiceert; of
• wordt vermeld in een projectoverdracht, goedkeuring, beveiligingsgebeurtenis of auditregistratie.

Andere contractuele voorwaarden kunnen gelden wanneer SIT Recycling persoonsgegevens op klantapparatuur of in door de klant verstrekte projectbestanden verwerkt volgens de gedocumenteerde instructies van de klant. Die rollen en instructies moeten in de toepasselijke dienstverleningsovereenkomst of verwerkersovereenkomst zijn vastgelegd.

3. Informatie die we kunnen verzamelen

Afhankelijk van de service en uw relatie met ons, kunnen we verzamelen:

• identiteit en contactgegevens, met inbegrip van naam, organisatie, rol, e-mailadres en telefoonnummer van het werk;
• aanvraag- en locatiegegevens, waaronder het inzameladres, toegangsinstructies, bevoegde contactpersonen, gewenste tijdvensters en apparatuuroverzichten;
• accountgegevens, inclusief WordPress gebruikersidentificatie, organisatietoewijzing, rol en accountstatus. We hebben geen toegang tot uw wachtwoord in leesbare vorm;
• commerciële informatie, met inbegrip van offerteversies, goedkeuringen, servicelijnen, prijzen en relevante correspondentie;
• projectinformatie, waaronder inzamelreferenties, overdrachten met genoemde verantwoordelijken, toewijzingen van apparatuur, afwijkingen, documenttoegang en ondersteuningsactiviteiten;
• sociale-impactinformatie, waaronder programmakeuze, anonieme begunstigdenreferentie, brede leeftijdscategorie, geschiktheidscategorie, gevraagde ondersteuning, organisatietoewijzing, met bewijs onderbouwde samengevoegde resultaten en goedgekeurde organisatieprofielinformatie. Een openbaar organisatieprofiel kan de goedgekeurde organisatienaam, globale locatie, relatie, samenvatting, website en logo bevatten, met daarnaast een vertrouwelijke toestemmingsreferentie en beoordelingsdatum. Het openbare verwijzingsformulier vraagt niet om de naam van een begunstigde, een diagnose, immigratiedossier of uitkeringsdocument;
• technische en veiligheidsinformatie, met inbegrip van IP-afgeleide beveiligingsgegevens, apparaat- of browserinformatie, tijdstempels, authenticatie-gebeurtenissen en auditlogboeken;
• communicatie verzonden naar of door het team van SIT Recycling; en
• cookie- en toestemmingskeuzes opgeslagen door de website.

Geef alleen informatie die nodig is voor het verzoek. Algemene websiteformulieren mogen niet worden gebruikt voor het verzenden van wachtwoorden, betaalkaartinformatie, gegevens van speciale categorieën of vertrouwelijke activaniveaugegevens, tenzij een goedgekeurde beveiligde route is overeengekomen.

4. Waar informatie vandaan komt

Wij ontvangen informatie doorgaans rechtstreeks van u, van een andere bevoegde contactpersoon bij uw organisatie of van de organisatie die de dienst regelt. Wij kunnen ook informatie ontvangen uit onze website- en beveiligingslogboeken, projectdossiers, van goedgekeurde dienstverleners, uit openbare ondernemingsregisters of registers van toezichthouders en uit communicatie over een overeengekomen project.

Als u gegevens over iemand anders verstrekt, moet u ervoor zorgen dat u daartoe bevoegd bent en dat die persoon toegang heeft tot passende privacy-informatie.

5. Waarom we persoonlijke informatie gebruiken

We kunnen persoonlijke informatie gebruiken om:

• vragen te beantwoorden en een aangevraagde inzameling of een ITAD-project te beoordelen;
• het opstellen, evalueren, afgeven en registreren van offertes en goedkeuringen;
• bevoegdheden te controleren en portaaltoegang per organisatie aan te maken en te beheren;
• het plannen van inzamelingen, het communiceren van operationele eisen en het beheren van de projectlevering;
• aanbiedingen van apparatuur en verwijzingen voor digitale inclusie te beoordelen, goedgekeurde programma’s in het Verenigd Koninkrijk of Liberia te beheren, dubbele toewijzingen te voorkomen en impactrapporten per organisatie op te stellen;
• het opstellen, goedkeuren, herzien of intrekken van sociaal-impactprofielen op organisatieniveau wanneer de organisatie een publiekelijk overzicht heeft toegestaan;
• certificaten, rapporten en andere goedgekeurde bewijzen ter beschikking te stellen van geautoriseerde gebruikers;
• het verlenen van ondersteuning en het onderzoeken van fouten, veiligheidsproblemen of omstreden activiteiten;
• de controlesporen, de kwaliteit van de dienstverlening, de continuïteit en de fraude- of misbruikcontroles te handhaven;
• voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, afval-, gegevensbeschermings- en regelgevingsverplichtingen;
• bescherming van onze rechten, systemen, klanten, personeel en het publiek; en
• de website te meten en te verbeteren waar optionele analyses met toestemming mogelijk zijn gemaakt.

6. Rechtmatige grondslagen

Volgens de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming zal onze rechtmatige basis afhangen van de activiteit:

• contract of stappen vóór een contract, wanneer informatie nodig is om de gevraagde diensten te beoordelen, te regelen of te verlenen;
• gerechtvaardigde belangen, met inbegrip van het beheren van een beveiligde zakelijke website, het beantwoorden van organisatorische vragen, het bijhouden van service- en auditgegevens, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van onze diensten, wanneer deze belangen niet worden overtroffen door individuele rechten;
• wettelijke verplichting, wanneer gegevens of openbaarmakingen door het toepasselijke recht zijn vereist; en
• toestemming, voor optionele analytics, marketingtechnologieën of een andere activiteit waarvoor specifiek toestemming wordt gevraagd.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op verwerking die vóór de intrekking rechtmatig was. Essentiële beveiligings-, account- en dienstverleningsregistraties berusten normaal gesproken niet op toestemming voor cookies.

Openbare organisatieprofielen vereisen gedocumenteerde toestemming van de organisatie, ook wanneer de onderliggende verwerking op een andere rechtsgrond berust. Intrekking van die toestemming beëindigt de reguliere openbare weergave van het profiel; beperkte registraties van goedkeuring en intrekking kunnen voor verantwoording worden bewaard.

7. Met wie kan informatie worden gedeeld?

We kunnen de minimaal noodzakelijke informatie delen met:

• bevoegde medewerkers en opdrachtnemers van SIT Recycling die deze voor hun functie nodig hebben;
• de organisatie die verantwoordelijk is voor of deelneemt aan het desbetreffende verzoek of project;
• hosting, beveiliging, e-mail, klantenrelatiebeheer, aanbieders van documenten en technische diensten die onder passende voorwaarden handelen;
• goedgekeurde logistieke, behandelings-, recycling- of professionele partners indien nodig voor de overeengekomen dienst;
• goedgekeurde maatschappelijke, onderwijs- of uitvoeringspartners wanneer dit nodig is om een verwijzing te beoordelen, overeengekomen ondersteuning te bieden of een programmaresultaat te onderbouwen;
• professionele adviseurs, auditors en verzekeraars; en
• rechtbanken, regelgevende instanties, wetshandhavingsinstanties of andere partijen waar openbaarmaking wettelijk vereist of toegestaan is.

Zoho Bigin kan via een integratie aan de serverzijde gecontroleerde informatie over commerciële werkprocessen ontvangen. WordPress en de operationele registraties van SIT Recycling blijven leidend voor websiteaanvragen en het portaalproces. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

8. Internationale overdrachten

Sommige serviceproviders kunnen buiten het Verenigd Koninkrijk informatie opslaan of benaderen. Waar de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming dit vereist, gebruiken wij een goedgekeurd overdrachtsmechanisme en evenredige contractuele, organisatorische of technische waarborgen. U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de waarborgen die relevant zijn voor uw informatie.

9. Hoe lang wordt informatie bewaard?

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, waaronder dienstverlening, accountbeheer, beveiliging, audits en wettelijke, fiscale, verzekerings- en geschilvereisten. Voor verschillende soorten dossiers gelden verschillende bewaartermijnen.

Wanneer informatie niet meer nodig is, verwijderen we het, anonimiseren we het of plaatsen we het verder dan routinegebruik in overeenstemming met het toepasselijke bewaarproces. Het is mogelijk dat het project bewijs en certificaten van de klant beschikbaar moeten blijven voor de in het servicecontract overeengekomen periode.

Verwijzingen voor maatschappelijke programma’s worden apart van klantaccounts beoordeeld. Gegevens van afgewezen of inactieve verwijzingen moeten volgens het goedgekeurde bewaarschema van het programma worden verwijderd of geanonimiseerd. Met bewijs onderbouwde totaalcijfers kunnen zonder identificatie van begunstigden voor rapportage en audit worden bewaard.

Organisatieprofielen in het openbare overzicht worden op de vastgelegde datum beoordeeld en niet langer getoond zodra de toestemming vervalt of wordt ingetrokken. Na het einde van de openbare weergave kunnen wij een beperkte auditregistratie van de goedkeuring en intrekking bewaren.

10. Beveiliging en toegang tot het portaal

Wij gebruiken administratieve, technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, verlies of openbaarmaking. De toegang tot klantportaalgegevens is ontworpen om beperkt te worden op basis van de ingelogde gebruiker, diens bevoegdheden en organisatietoewijzing.

Geen enkele internetdienst is volledig veilig. Houd uw inloggegevens vertrouwelijk, gebruik een uniek wachtwoord, log uit op gedeelde apparaten en meld het onmiddellijk als u denkt dat iemand ten onrechte toegang tot een account of document heeft gekregen. Stuur geen wachtwoorden of toegangscodes per e-mail naar SIT Recycling.

11. Uw rechten op gegevensbescherming

Afhankelijk van de omstandigheden kunt u het recht hebben om:

• vragen om toegang tot uw persoonlijke gegevens;
• ons vragen onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren;
• verzoeken om verwijdering of beperking;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen of tegen direct marketing;
• bepaalde informatie in een overdraagbaar formaat te ontvangen; en
• de toestemming intrekken wanneer de verwerking berust op toestemming.

Deze rechten zijn niet absoluut en vrijstellingen kunnen van toepassing zijn. We moeten mogelijk uw identiteit en autoriteit verifiëren voordat we handelen. Als een verzoek betrekking heeft op informatie gecontroleerd door een van onze klanten, kunnen we het verzoek waar nodig doorverwijzen naar die klant.

12. Cookies, analyses en marketing

Noodzakelijke opslag ondersteunt beveiliging, WordPress-authenticatie, portaalsessies en het onthouden van privacykeuzes. Optionele analyse- en marketingtechnologieën blijven uitgeschakeld, tenzij ze via de cookie-instellingen worden geactiveerd. Het Cookiebeleid vermeldt de huidige categorieën, doeleinden en beschikbare instellingen.

13. Geautomatiseerde beslissingen en kinderen

Wij nemen momenteel geen besluiten over aanvragers via de website, het portaal of maatschappelijke programma’s uitsluitend met geautomatiseerde middelen wanneer die besluiten rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen hebben. Websiteformulieren kunnen velden controleren, aanvragen doorsturen of de noodzaak van een operationele beoordeling aangeven. Een indiening bevestigt echter niet automatisch de acceptatie van diensten, de prijs, een inzameling, deelname aan een programma, toewijzing van apparatuur of portaaltoegang.

Het klantenportaal is bedoeld voor geautoriseerde organisatorische contacten en is niet gericht op kinderen. Een ouder, voogd of geautoriseerde organisatie moet een verwijzing doen waarbij een persoon onder de 18 jaar betrokken is. Voordat ondersteuning wordt verleend, moeten de verantwoordelijkheden inzake bescherming, toestemming en privacy worden bevestigd met de verantwoordelijke volwassene of organisatie.

14. Vragen, klachten en wijzigingen

Neem eerst contact met ons op als u een privacyvraag of -probleem heeft, zodat we het kunnen onderzoeken. U heeft ook het recht om te klagen bij de Information Commissioner’s Office (ICO), de Britse toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

We kunnen deze kennisgeving bijwerken wanneer onze diensten, providers, wettelijke verplichtingen of verwerkingsactiviteiten veranderen. De datum bovenaan geeft de huidige versie aan. De wijzigingen die van invloed zijn op portaalgebruikers kunnen ook via het portaal of een passende contactroute worden meegedeeld.