Comment SIT Recycling traite les données personnelles

1. Qui est responsable de vos renseignements

SIT Technology Limited, exerçant sous le nom commercial SIT Recycling, est responsable des renseignements personnels décrits dans le présent avis lorsqu'il décide comment et pourquoi ces renseignements sont utilisés. SIT Technology Limited est enregistré en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro de la société 12901045. Son siège social est 34 Blenheim Avenue, Coventry, CV6 4FY.

Vous pouvez nous contacter par l'intermédiaire de page de contact ou en appelant 07459 076145. N’envoyez pas de mots de passe, de codes d’accès ni de registres d’équipements non protégés dans une demande générale.

2. Ce que couvre la présente note

Cet avis porte sur les renseignements personnels utilisés lorsque vous:

• consultez le site public de SIT Recycling ou définissez une préférence relative aux cookies ;
• soumettre une demande de renseignements, de devis ou de collecte;
• proposez des équipements à un programme d’impact social ou effectuez une orientation autorisée vers un dispositif d’inclusion numérique ;
• agir en tant que contact autorisé pour une organisation;
• autoriser un profil au niveau de l'organisation pour la vitrine publique de l'impact social;
• utiliser le portail client, examiner un devis ou accéder aux preuves du projet;
• demander un soutien, un ajustement d'accessibilité ou un document dans un autre format;
• vérifiez un certificat ou échangez avec l’équipe de SIT Recycling ; ou
• êtes mentionné dans un transfert de projet, une approbation, un événement de sécurité ou une trace d’audit.

Des conditions contractuelles différentes peuvent s’appliquer lorsque SIT Recycling traite des données personnelles présentes sur les équipements clients ou dans des fichiers de projet fournis par le client, selon ses instructions documentées. Ces rôles et instructions doivent être précisés dans le contrat de service ou l’accord de traitement des données applicable.

3. Informations que nous pouvons recueillir

En fonction du service et de votre relation avec nous, nous pouvons recueillir :

• identité et coordonnées, y compris le nom, l'organisation, le rôle, l'adresse électronique du travail et le numéro de téléphone;
• informations sur la demande et le site, notamment l’adresse de collecte, les consignes d’accès, les contacts autorisés, les créneaux souhaités et les récapitulatifs d’équipements ;
• informations sur le compte, notamment WordPress identificateur d'utilisateur, attribution d'organisation, rôle et statut de compte. Nous n'avons pas accès à votre mot de passe sous forme lisible;
• Informations commerciales, y compris les versions des devis, les approbations, les lignes de service, les prix et la correspondance pertinente;
• Informations sur le projet, notamment les références de collecte, les transferts avec responsables désignés, les affectations d’équipements, les écarts, les accès aux documents et les activités d’assistance ;
• information sur l'impact social, notamment le choix du programme, une référence anonyme du bénéficiaire, une tranche d’âge large, la catégorie d’admissibilité, l’aide demandée, l’affectation à l’organisation, les résultats agrégés étayés par des justificatifs et les informations approuvées du profil de l’organisation. Un profil public peut comprendre le nom approuvé de l’organisation, sa localisation générale, sa relation avec SIT, un résumé, son site et son logo, avec une référence privée d’autorisation et une date de révision. Le formulaire public d’orientation ne demande ni nom de bénéficiaire, ni diagnostic, ni dossier d’immigration, ni justificatif de prestations sociales ;
• informations techniques et de sécurité, y compris les dossiers de sécurité dérivés de l'IP, les informations relatives aux appareils ou aux navigateurs, les horodatages, les événements d'authentification et les journaux d'audit;
• des communications envoyées à l’équipe de SIT Recycling ou par celle-ci ; et
• choix de cookies et de consentement enregistrés par le site.

Veuillez fournir uniquement les informations nécessaires à la demande. Les formulaires généraux du site ne doivent pas servir à transmettre des mots de passe, des données de carte de paiement, des données personnelles de catégorie particulière ou des données confidentielles détaillées par équipement, sauf si un canal sécurisé approuvé a été convenu.

4. D'où proviennent les informations

Nous recevons généralement les informations directement de vous, d’un autre contact autorisé de votre organisation ou de l’organisation qui organise le service. Nous pouvons également en recevoir via notre site et nos journaux de sécurité, les dossiers de projet, des prestataires approuvés, des registres publics d’entreprises ou d’autorités de contrôle et les échanges liés à un projet convenu.

Si vous fournissez des informations concernant une autre personne, assurez-vous d’y être autorisé et que cette personne ait accès aux informations appropriées sur la confidentialité.

5. Pourquoi nous utilisons des renseignements personnels

Nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour :

• répondre aux demandes et évaluer une collecte ou un projet ITAD demandé ;
• préparer, examiner, publier et consigner les devis et les approbations;
• vérifier les habilitations, créer et gérer un accès au portail limité à l’organisation concernée ;
• planifier les collectes, communiquer les besoins opérationnels et gérer l'exécution des projets;
• examiner les offres d’équipements et les orientations vers l’inclusion numérique, administrer les programmes approuvés au Royaume-Uni ou au Liberia, éviter les doubles attributions et produire des rapports d’impact limités à l’organisation concernée ;
• préparer, approuver, réviser ou retirer les profils d'impact social au niveau de l'organisation lorsque celle-ci a autorisé l'affichage public;
• mettre les certificats, rapports et autres éléments de preuve approuvés à la disposition des utilisateurs autorisés;
• fournir un soutien et enquêter sur les erreurs, les préoccupations en matière de sécurité ou les activités contestées;
• maintenir les pistes d'audit, la qualité du service, la continuité et les contrôles de fraude ou d'abus;
• respecter les obligations légales, fiscales, comptables, en matière de déchets, de protection des données et de réglementation;
• protéger nos droits, nos systèmes, nos clients, notre personnel et le public;
• mesurer et améliorer le site Web lorsque l'analyse facultative a été activée par consentement.

6. Bases légales

En vertu de la loi britannique sur la protection des données, notre base légale dépendra de l'activité:

• contrat ou étapes avant un contrat, lorsque des informations sont nécessaires pour évaluer, organiser ou fournir les services demandés;
• intérêts légitimes, y compris l'exploitation d'un site Web d'affaires sécurisé, la réponse aux demandes de renseignements organisationnels, la tenue de dossiers de services et d'audits, la prévention de l'utilisation abusive et l'amélioration de nos services, lorsque ces intérêts ne sont pas surpassés par les droits individuels;
• obligation juridique, lorsque des documents ou des divulgations sont exigés par la loi applicable;
• consentement, pour l'analyse facultative, les technologies de marketing ou une autre activité lorsque le consentement est expressément demandé.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n’affecte pas les traitements qui étaient licites auparavant. Les enregistrements essentiels de sécurité, de compte et de service ne reposent généralement pas sur le consentement aux cookies.

Les profils publics d’organisations exigent une autorisation documentée de l’organisation, même lorsque le traitement sous-jacent repose sur une autre base légale. Le retrait de cette autorisation met fin à l’affichage public courant du profil ; des traces limitées d’approbation et de retrait peuvent être conservées à des fins de responsabilité.

7. À qui l'information peut être communiquée

Nous pouvons partager les informations minimales nécessaires avec:

• les salariés et prestataires autorisés de SIT Recycling qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ;
• l'organisation responsable de la demande ou du projet ou participant à celui-ci;
• l'hébergement, la sécurité, le courriel, la gestion de la relation client, les fournisseurs de documents et de services techniques agissant selon des modalités appropriées;
• les partenaires approuvés de logistique, de traitement, de recyclage ou autres partenaires professionnels lorsque le service convenu le nécessite ;
• les partenaires approuvés de la collectivité, de l'éducation ou de l'exécution, le cas échéant, pour évaluer une orientation, fournir un appui convenu ou prouver un résultat du programme;
• les conseillers professionnels, les auditeurs et les assureurs;
• les tribunaux, les organismes de réglementation, les organes chargés de l'application des lois ou d'autres parties lorsque la divulgation est requise ou autorisée par la loi.

Zoho Bigin peut recevoir des informations contrôlées sur les processus commerciaux via une intégration côté serveur. WordPress et les dossiers opérationnels de SIT Recycling restent les sources de référence pour les demandes du site et les processus du portail. Nous ne vendons pas de données personnelles.

8. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent stocker des informations ou y accéder hors du Royaume-Uni. Lorsque la législation britannique sur la protection des données l’exige, nous utilisons un mécanisme de transfert approuvé et des garanties contractuelles, organisationnelles ou techniques proportionnées. Vous pouvez nous contacter pour en savoir plus sur les garanties applicables à vos informations.

9. Combien de temps les renseignements sont-ils conservés?

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins de leur collecte, notamment pour la prestation de services, la gestion des comptes, la sécurité, l’audit et les exigences juridiques, fiscales, d’assurance et de règlement des litiges. Les durées de conservation varient selon les dossiers.

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons ou les retirons de l’usage courant conformément au processus de conservation applicable. Les justificatifs et certificats des projets clients peuvent devoir rester disponibles pendant la durée convenue dans le contrat de service.

Les orientations vers les programmes d’impact social sont examinées séparément des comptes clients. Les détails des orientations refusées ou inactives doivent être supprimés ou anonymisés selon le calendrier de conservation approuvé du programme ; des totaux agrégés étayés par des justificatifs peuvent être conservés sans identifier les bénéficiaires, à des fins de rapport et d’audit.

Les profils d'organisation-présentation sont examinés à la date enregistrée et cessent d'être affichés lorsque la permission expire ou est retirée. Nous pouvons conserver un registre d'audit limité de l'approbation et du retrait après la fin de l'affichage public.

10. Sécurité et accès au portail

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles visant à protéger les informations contre l’accès, la modification, la perte ou la divulgation non autorisés. L’accès aux dossiers du portail client est conçu pour être limité selon l’utilisateur authentifié, ses habilitations et son affectation à une organisation.

Aucun service en ligne n’est totalement sécurisé. Gardez vos identifiants confidentiels, utilisez un mot de passe unique, déconnectez-vous des appareils partagés et prévenez-nous rapidement si vous pensez qu’un compte ou un document a été consulté à tort. N’envoyez pas de mots de passe ni de codes d’accès à SIT Recycling par e-mail.

11. Vos droits en matière de protection des données

Selon les circonstances, vous pouvez avoir le droit :

• demander l'accès à vos renseignements personnels;
• nous demander de corriger des renseignements inexacts ou incomplets;
• demander la suppression ou la restriction;
• vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes ou à la prospection directe ;
• recevoir certaines informations en format portable; et
• retirer le consentement lorsque le traitement repose sur le consentement.

Ces droits ne sont pas absolus et des exemptions peuvent s'appliquer. Nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité et votre autorité avant d'agir. Si une demande concerne des informations contrôlées par un de nos clients, nous pouvons renvoyer la demande à ce client le cas échéant.

12. Cookies, analyses et marketing

Le stockage nécessaire assure la sécurité, l’authentification WordPress, les sessions du portail et la mémorisation des choix de confidentialité. Les technologies facultatives d’analyse et de marketing restent désactivées, sauf activation via les réglages des cookies. La Politique relative aux cookies liste les catégories actuelles, les buts et les contrôles disponibles.

13. Décisions automatisées et enfants

Nous ne prenons actuellement aucune décision concernant les demandeurs via le site, le portail ou les programmes d’impact social par des moyens exclusivement automatisés lorsqu’elle produit un effet juridique ou d’importance similaire. Les formulaires peuvent valider des champs, orienter les demandes ou signaler la nécessité d’un examen opérationnel, mais leur envoi ne confirme pas automatiquement l’acceptation du service, le prix, la collecte, l’admissibilité au programme, l’attribution d’équipements ni l’accès au portail.

Le portail client est destiné aux contacts autorisés des organisations et ne s’adresse pas aux enfants. Toute orientation concernant une personne de moins de 18 ans doit être effectuée par un parent, un tuteur ou une organisation autorisée. Avant la fourniture de l’aide, les responsabilités en matière de protection des personnes, de consentement et de confidentialité doivent être confirmées avec l’adulte ou l’organisation responsable.

14. Questions, plaintes et changements

Veuillez d’abord nous contacter en cas de question ou de préoccupation relative à la confidentialité afin que nous puissions l’examiner. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de Information Commissioner’s Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique de la protection des données.

Nous pouvons actualiser cette notice lorsque nos services, prestataires, obligations légales ou activités de traitement changent. La date en haut indique la version actuelle. Les changements importants concernant les utilisateurs du portail peuvent également être communiqués via le portail ou un moyen de contact approprié.